Orderverwerking is het deel van een webshop dat klanten niet zien en dat je dag bepaalt. Een duidelijke route betekent minder fouten, minder vragen en een pakket dat op tijd de deur uit gaat.
De statussen die je nodig hebt
- Betaling in behandeling: de bestelling bestaat, het geld nog niet.
- Betaald en te verwerken: dit is de werkvoorraad van vandaag.
- In behandeling: iemand is ermee bezig, zodat niemand het dubbel doet.
- Verzonden: met volgnummer, en het bericht aan de klant gaat automatisch.
Waar het misgaat
Bij bestellingen die blijven hangen op in behandeling omdat de statusmelding van de betaaldienst niet terugkwam. Controleer dagelijks of er orders zijn die langer dan een uur in die status staan, want dat zijn klanten die betaald hebben en niets horen.
Pakbon en verzendlabel
Laat de pakbon en het label uit hetzelfde systeem komen en zorg dat het label pas wordt aangemaakt als de bestelling compleet is. Anders heb je labels voor pakketten die niet weggaan, en dat kost geld bij je vervoerder.
Retouren in dezelfde route
- Een retour krijgt een eigen status en een eigen plek in je magazijn.
- Terugbetalen gebeurt via hetzelfde systeem, zodat je administratie sluit.
- Noteer de reden; dat is gratis onderzoek naar je productpagina’s.
- Meld aan de klant dat je het hebt ontvangen, ook voordat je terugbetaalt.
Automatiseren waar het loont
Labels aanmaken, statussen bijwerken en berichten versturen zijn de drie stappen die het meeste tijd kosten en het makkelijkst te automatiseren zijn. Begin daar voordat je aan ingewikkelder koppelingen denkt.